Avondvierdaagse >> Draaiboek Avondvierdaagse
DRAAIBOEK AVONDVIERDAAGSE
1. Inleiding
De SGWB, de Sticht Gooise Wandelsport Bond, organiseert jaarlijks in meer dan 30 plaatsen in Midden-Nederland de Avondvierdaagse. Elk jaar zijn er duizenden wandelaars op pad om met elkaar vier avonden sportief en gezellig buiten te zijn. ‘Hofleveranciers’ van deelnemers aan de Avondvierdaagsen zijn scholen en verenigingen, die een groot deel van het deelnemersveld uitmaken.
In sommige plaatsen is de medewerking van scholen en verenigingen echter niet meer vanzelfsprekend. Om diverse redenen kiezen bijvoorbeeld leerkrachten ervoor om de organisatie van de Avondvierdaagse uit handen te geven. Soms gaat dat vlekkeloos. Maar soms is het lastig om opvolging te vinden. In die gevallen staat de deelname van de school of vereniging onder druk.
De SGWB vindt het belangrijk dat scholen en verenigingen blijven meedoen. Ook als de ‘vaste trekker’ ermee stopt.
Vanuit die gedachte is dit draaiboek geschreven. Het bevat enkele tips en aandachtspunten voor (potentiële) organisatoren. We hopen dat de drempel om het stokje over te nemen ermee wordt verlaagd. Uiteraard is dit overzicht niet af. Opmerkingen en aanvullingen zijn dan ook van harte welkom!
Peter de la Mar, namens de SGWB.
2. Jaarplanner
Februari
Peil of er voldoende belangstelling bestaat onder ouders en kinderen om als groep mee te doen. Met een paar enthousiaste collega-ouders is het meestal snel geregeld. Zo niet, beslis dan of je niet beter als gezin of vriendengroep kunt inschrijven. Niets is zo vervelend als sleuren aan een dood paard.
Maart
Start de werving middels een wervende brief. De school of vereniging is vast bereid om je te helpen met verspreiden. Zorg dat je brief in elk geval de volgende zaken bevat:
De data van de Avondvierdaagse;
De kosten; (Meelopen met de Avondvierdaagse kost niet veel. Met de inschrijfkosten is elke deelnemer verzekerd van vier mooie wandelingen en een medaille. Wil je iets extra's voor je groep, bijvoorbeeld een ijsje voor iedereen op de laatste avond, kijk dan eens wat je 'gratis' kunt regelen. Er zijn vast ouders die iets op zich willen nemen en anders is een plaatselijke supermarkt wellicht bereid. Uiteraard kun je ook iets meer geld aan ouders vragen om dergelijke extraatjes van te betalen).
Hoe en wanneer ouders zich bij jou kunnen inschrijven;
Een strookje waarop ouders alle benodigde info kunnen aangeven.
Zorg voor een schema waarop je alle info per deelnemer overzichtelijk kunt bijhouden. Zie bijlage 1 voor een voorbeeldschema.
April
Start de werving voor ouders die je willen helpen. Globaal zijn er twee taken:
Meelopen: gezellig en noodzakelijk. Kinderen hoeven echt niet meer twee aan twee in het gelid te lopen, maar enige orde blijft onontbeerlijk. Dit om te voorkomen dat er kinderen kwijt raken, maar ook om te voorkomen dat andere wandelaars last hebben van jouw groep. Of nog erger... Het zal toch niet iemand uit jouw groep zijn die bij dat ene viaduct iets naar beneden gooit!
Drinkpost: het is leuk om als groep een gezamenlijke pauze in te lassen. Ideaal als een ouder zorgt dat er op een afgesproken plek halverwege een tafel met drinken en wat lekkers staat.
Zoek uit welke regels er in jouw plaats precies gelden voor deelname en inschrijving. Veel Avondvierdaagsen hebben een eigen website. (te bereiken via een link op deze pagina). Houdt anders de lokale media in de gaten.
Mei
Schrijf je als groep in. In sommige plaatsen kan dat digitaal via de website. In andere plaatsen worden inschrijfavonden georganiseerd.
Maak een brief voor alle deelnemers met de laatste praktische info. Veel plezier!
Toevoegen Reactie
